Layanan Sirkulasi

1. Tujuan

Panduan ini bertujuan untuk:

1.1. Menetapkan standar prosedur dalam semua kegiatan layanan sirkulasi, termasuk pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan penanganan sanksi.

1.2. Memastikan proses layanan sirkulasi berjalan dengan tertib, cepat, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

1.3. Memberikan kepastian dan kejelasan kepada pemustaka mengenai hak dan kewajiban mereka terkait layanan sirkulasi.

1.4. Menjadi pedoman kerja bagi seluruh petugas perpustakaan di bagian layanan sirkulasi.

2. Ruang Lingkup

Panduan ini berlaku untuk semua petugas perpustakaan yang bertanggung jawab atas layanan sirkulasi dan mencakup seluruh alur kerja di meja sirkulasi, mulai dari interaksi awal dengan pemustaka hingga pencatatan transaksi dalam sistem otomasi perpustakaan.

3. Definisi

• Sirkulasi: Proses peredaran bahan pustaka yang meliputi peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan oleh pemustaka.
• Pemustaka: Pengguna perpustakaan yang telah terdaftar secara resmi sebagai anggota dan memiliki hak untuk meminjam koleksi.
• Kartu Tanda Anggota (KTA): Kartu identitas resmi yang wajib ditunjukkan oleh pemustaka saat melakukan transaksi sirkulasi.
• Bahan Pustaka: Semua jenis koleksi yang dapat dipinjamkan, seperti buku teks, buku fiksi, majalah, dll.
• Koleksi Referensi: Jenis koleksi yang tidak dapat dipinjamkan keluar perpustakaan dan hanya boleh dibaca di tempat (contoh: ensiklopedia, kamus, skripsi, tesis).
• Sistem Otomasi Perpustakaan: Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola semua transaksi perpustakaan, termasuk sirkulasi.

4. Kebijakan Umum Layanan Sirkulasi

4.1. Hak Pinjam: Hanya anggota yang memiliki KTA yang masih aktif yang berhak meminjam bahan pustaka.

4.2. Kewajiban Pemustaka: Pemustaka wajib mematuhi tanggal pengembalian, menjaga kondisi bahan pustaka, dan bertanggung jawab atas semua koleksi yang dipinjam atas namanya.

4.3. Jumlah dan Durasi Pinjam: * Mahasiswa/Siswa: Maksimal 3 buku selama 14 hari kalender. * Dosen/Karyawan: Maksimal 5 buku selama 30 hari kalender.

4.4. Perpanjangan: Perpanjangan masa pinjam dapat dilakukan sebanyak 1 (satu) kali, dengan syarat tidak ada pemustaka lain yang memesan buku tersebut.

4.5. Sanksi Keterlambatan (Denda): Keterlambatan pengembalian dikenakan denda sebesar Rp1.000,- (seribu rupiah) per buku per hari.

5. Prosedur Layanan Sirkulasi

5.1. SOP Prosedur Peminjaman Bahan Pustaka

1. Sambut Pemustaka: Petugas menyapa pemustaka dengan ramah.
2. Terima KTA dan Buku: Petugas menerima KTA dan bahan pustaka yang akan dipinjam.
3. Verifikasi Keanggotaan: Petugas memindai (scan) KTA atau menginput nomor anggota ke sistem otomasi untuk memeriksa status keaktifan dan riwayat pinjaman (memastikan tidak ada tunggakan atau denda).
4. Proses Peminjaman di Sistem:

• Jika status anggota aktif dan tidak ada masalah, petugas masuk ke modul sirkulasi.
• Petugas memindai (scan) barcode setiap buku yang dipinjam.
• Sistem akan secara otomatis mencatat transaksi dan menetapkan tanggal kembali.

1. Stempel Tanggal Kembali: Petugas memberikan stempel tanggal kembali pada slip tanggal kembali yang ada di buku.
2. Informasikan Tanggal Kembali: Petugas secara lisan memberitahukan kepada pemustaka tanggal pengembalian buku. Contoh: "Total pinjaman 2 buku, mohon dikembalikan paling lambat tanggal 12 Agustus 2025 ya."
3. Serahkan Buku dan KTA: Petugas menyerahkan kembali buku yang sudah diproses beserta KTA kepada pemustaka.

5.2. SOP Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka

1. Terima Buku: Petugas menerima buku yang dikembalikan oleh pemustaka.
2. Proses Pengembalian di Sistem:

• Petugas memindai barcode buku untuk masuk ke menu pengembalian di sistem otomasi.
• Sistem akan secara otomatis memeriksa tanggal pengembalian.

1. Periksa Status Keterlambatan:

• Jika Tepat Waktu: Sistem akan menampilkan status "Pengembalian Berhasil". Lanjutkan ke langkah 4.
• Jika Terlambat: Sistem akan secara otomatis menghitung jumlah denda. Petugas menginformasikan jumlah denda kepada pemustaka. Contoh: "Bapak/Ibu, pengembaliannya terlambat 3 hari, jadi total dendanya Rp3.000,-". Terima pembayaran denda dan catat jika diperlukan.

1. Periksa Kondisi Fisik Buku: Petugas memeriksa secara singkat kondisi buku (tidak ada halaman sobek, basah, atau coretan). Jika ada kerusakan, lihat SOP 5.5.
2. Selesaikan Transaksi: Petugas menyelesaikan transaksi di sistem dan menempatkan buku di troli atau rak khusus untuk buku yang baru dikembalikan (sebelum di-shelving).

5.3. SOP Prosedur Perpanjangan Masa Pinjam

1. Verifikasi Permintaan: Pemustaka dapat mengajukan perpanjangan secara langsung (membawa buku dan KTA) atau melalui telepon/email (menyebutkan nomor anggota dan judul buku).
2. Periksa Syarat Perpanjangan:

• Petugas memeriksa di sistem apakah buku yang bersangkutan sedang dipesan (booking) oleh pemustaka lain.
• Petugas memastikan permintaan perpanjangan dilakukan sebelum atau tepat pada tanggal jatuh tempo.

1. Proses Perpanjangan:

• Jika Syarat Terpenuhi: Petugas memproses perpanjangan di sistem otomasi. Tanggal kembali yang baru akan otomatis dibuat.
• Jika Syarat Tidak Terpenuhi: Petugas menginformasikan kepada pemustaka bahwa perpanjangan tidak dapat dilakukan beserta alasannya (misal: "Maaf, buku ini tidak bisa diperpanjang karena sudah ada yang memesan").

1. Informasikan Tanggal Kembali Baru: Petugas memberitahukan tanggal kembali yang baru kepada pemustaka dan mencatatnya pada slip tanggal kembali jika pemustaka datang langsung.

5.4. SOP Penanganan Bahan Pustaka Hilang atau Rusak

1. Terima Laporan: Petugas menerima laporan dari pemustaka mengenai buku yang hilang atau rusak.
2. Verifikasi Data: Petugas memeriksa data buku tersebut di sistem otomasi.
3. Jelaskan Kebijakan: Petugas menjelaskan kebijakan perpustakaan mengenai penggantian, yaitu:

• Opsi 1 (Prioritas): Mengganti dengan buku yang sama (judul, pengarang, penerbit, dan edisi yang sama).
• Opsi 2 (Jika buku tidak ada di pasaran): Mengganti dengan uang tunai seharga buku tersebut pada saat itu.

1. Berikan Batas Waktu: Petugas memberikan batas waktu kepada pemustaka untuk proses penggantian (misalnya 14 hari). Selama masa ini, denda tidak berjalan.
2. Proses Penggantian:

• Setelah pemustaka menyerahkan buku pengganti atau uang, petugas memproses penghapusan status pinjaman di akun pemustaka.
• Petugas membuat berita acara atau catatan mengenai penggantian tersebut untuk keperluan administrasi.
• Jika diganti dengan buku baru, buku tersebut diproses sebagai koleksi baru (lihat Panduan Layanan Teknis).

6. Formulir Terkait

• Formulir Pendaftaran Anggota Baru
• Formulir Surat Keterangan Bebas Pustaka
• Formulir Berita Acara Kehilangan/Kerusakan Bahan Pustaka