Pengolahan Bahan Perpustakaan

1. Tujuan

Panduan ini bertujuan untuk:

1.1. Menetapkan alur kerja dan prosedur standar dalam mengolah bahan perpustakaan yang baru diadakan.

1.2. Memastikan setiap bahan perpustakaan tercatat, terklasifikasi, dan terkatalogisasi secara akurat dan konsisten.

1.3. Menciptakan sarana temu kembali (katalog online, susunan di rak) yang efektif agar pemustaka dapat dengan mudah menemukan koleksi yang dibutuhkan.

1.4. Memastikan bahan perpustakaan siap secara fisik untuk dilayankan kepada pemustaka.

2. Ruang Lingkup

Panduan ini berlaku untuk semua tenaga perpustakaan yang bertanggung jawab atas proses pengolahan bahan perpustakaan, mulai dari penerimaan koleksi baru hingga penempatan koleksi di rak layanan.

3. Definisi

• Pengolahan Bahan Perpustakaan: Serangkaian kegiatan teknis untuk memproses bahan perpustakaan yang baru diterima agar siap untuk dimanfaatkan oleh pemustaka.
• Inventarisasi: Kegiatan pencatatan administratif untuk mendaftarkan setiap item koleksi sebagai aset perpustakaan.
• Klasifikasi: Proses menentukan subjek dari sebuah bahan perpustakaan dan memberinya notasi (nomor klasifikasi) berdasarkan sistem klasifikasi yang digunakan (misalnya, DDC).
• Katalogisasi: Proses pembuatan deskripsi bibliografis dari sebuah bahan perpustakaan untuk dimasukkan ke dalam sistem katalog perpustakaan.
• Nomor Panggil (Call Number): Kode unik yang ditempelkan pada punggung buku, terdiri dari nomor klasifikasi dan tiga huruf pertama nama pengarang, yang berfungsi sebagai alamat buku di rak.

4. Alur Kerja Pengolahan Bahan Perpustakaan

1. Penerimaan & Pengecekan Bahan Pustaka
2. Inventarisasi (Pencatatan & Stempel)
3. Katalogisasi (Deskripsi Bibliografis)
4. Klasifikasi (Penentuan Subjek & Nomor Panggil)
5. Penyelesaian Fisik (Pelabelan & Penyampulan)
6. Pengaturan di Rak (Shelving)

5. Prosedur Rinci Pengolahan

5.1. Prosedur Inventarisasi

1. Pemeriksaan Fisik: Periksa setiap item bahan perpustakaan yang baru diterima untuk memastikan kondisinya baik (tidak ada halaman sobek, salah cetak) dan sesuai dengan pesanan.
2. Pemberian Stempel Kepemilikan: Berikan stempel kepemilikan perpustakaan pada halaman-halaman tertentu (misalnya, halaman judul, halaman tengah, dan halaman terakhir) sebagai tanda aset.
3. Pencatatan di Buku Induk: Catat setiap eksemplar bahan perpustakaan ke dalam Buku Induk. Setiap eksemplar mendapatkan satu nomor induk yang unik dan berurutan.

• Contoh Format Buku Induk Perpustakaan: | No. Urut | Tanggal | Nomor Induk | Pengarang | Judul | Penerbit | Tahun Terbit | Sumber | Harga | Ket. | | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | | 1 | 29/07/25 | 001/Perp/25 | Andrea Hirata | Laskar Pelangi | Bentang Pustaka | 2005 | Beli | Rp75.000 | Fiksi | | 2 | 29/07/25 | 002/Perp/25 | Andrea Hirata | Laskar Pelangi | Bentang Pustaka | 2005 | Beli | Rp75.000 | Fiksi |

5.2. Prosedur Katalogisasi Bahan Perpustakaan

Katalogisasi adalah kegiatan mendeskripsikan data bibliografi bahan perpustakaan atau membuat entri dalam kartu atau daftar mengenai buku dan bahan perpustakaan lainnya yang ada dalam koleksi perpustakaan yang disusun menurut aturan tertentu.

Katalogisasi diawali dengan kegiatan pengatalogan deskriptif yaitu menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan. Kegiatan ini berpedoman pada Peraturan Katalogisasi Indonesia yang bersumber pada peraturan pengatalogan standar internasional yaitu "The Anglo American Cataloguing Rules (AACR)".

Kegiatan dilanjutkan dengan pembuatan kartu katalog (jika masih menggunakan sistem manual) yang kemudian digandakan sesuai kebutuhan (pengarang, judul, subyek dan jejakan lain) serta shelf list dan dijajarkan pada laci-laci katalog. Kartu katalog perpustakaan berukuran 7,5 cm x 12,5 cm, terbuat dari karton manila dan diberi lubang di bagian tengah bawah untuk pengikat. Untuk sistem otomasi, data ini diinput ke dalam perangkat lunak perpustakaan.

• Contoh Katalog Kartu Perpustakaan:

297.542
ALW     Alwi Husein
z          Zikir-zikir dalam sujud ajaran nabi / Alwi
           Husein. -- Cet. 1. – Jakarta : Zahra, 2006.
           255 hlm. ; 18 cm.

           ISBN 979-2665-04-8

           1. ZIKIR I. Judul

5.3. Prosedur Klasifikasi Bahan Perpustakaan

Klasifikasi adalah kegiatan menganalisa isi bahan perpustakaan dan menetapkan kode menurut sistem tertentu yang tepat. Penetapan nomor klasifikasi dan tajuk subyek bahan perpustakaan menggunakan sarana bantu Klasifikasi Desimal Dewey (DDC) dan Daftar Tajuk Subyek untuk Perpustakaan.

Mekanisme skema klasifikasi dan tajuk subyek tersebut perlu dipahami untuk menjamin kelancaran dan ketaatan asas klasifikasi. Selanjutnya berdasarkan nomor klasifikasi itu dibuat nomor panggil buku untuk penempatan buku di rak.

5.4. Prosedur Penyelesaian Fisik Bahan Perpustakaan (Labelling)

Penyelesaian adalah kegiatan pembuatan dan pemasangan kelengkapan fisik bahan perpustakaan seperti kantong buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, dan label atau tanda buku (nomor panggil/call number).

Label buku terdiri dari nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang, dan huruf pertama judul buku. Unsur tersebut diketik di atas kertas atau stiker secara berurutan dari atas ke bawah, kemudian ditempelkan pada punggung buku.

5.5. Prosedur Penempatan Bahan Perpustakaan di Rak (Shelving)

Penempatan bahan perpustakaan diatur sedemikian rupa agar para pemustaka mudah mencari koleksi yang diperlukan. Kegiatan penempatan awal dilakukan oleh layanan teknis, sedangkan kegiatan shelving selanjutnya (mengembalikan buku ke rak) dilakukan oleh layanan pemustaka.

1. Pengaturan Buku: Buku diatur menurut urutan nomor panggil (call number). Buku yang berukuran lebih tinggi atau lebar (oversize) ditempatkan terpisah. Buku rujukan tidak disatukan dengan buku sirkulasi biasa.
2. Pengaturan Serial (Majalah/Buletin): Majalah lepas disimpan dalam kotak dan ditempatkan pada rak berdasarkan urutan abjad judul. Majalah yang sudah lengkap dan dijilid disusun berdasarkan urutan abjad judul atau nomor klasifikasi.
3. Pengaturan Surat Kabar: Surat kabar baru diletakkan pada alat penjepit. Koleksi lama dapat diolah menjadi kliping atau indeks artikel sebelum dikeluarkan dari koleksi.
4. Pengaturan Pamflet atau Brosur: Ditempatkan dalam kotak pamflet dan diletakkan di area ruang baca koran/majalah.
5. Pengaturan Bahan Bukan Buku: Koleksi seperti peta, CD, atau bahan audio visual lainnya ditempatkan pada tempat khusus (lemari arsip, kotak khusus) sesuai jenisnya dan diberi label deskripsi untuk memudahkan penelusuran.